Лучший индивидуальный менеджер задач — приложение Things

Написал статью о приложении-задачнике Things, так как не нашел русскоязычной информации об этой программе. Если вы уже используете приложение Things, то ничего интересного в этой статьей не найдете. Скорее это текст для новичков. Статья о приложении Things написана тезисно, это не пошаговое руководство, в ней я разберу о том как я использую Things, какие задачи он решает, как мне помогает в реальной жизни.

Скачать Things в AppStore.

Читайте про один из современных задачников 2Do.

Приложение Things — best of the best

Things – действительная крутая вещь. Подобных приложений, где в той или иной мере реализован GTD не много. Прямой аналог Things – это Omnifocus. Выбирайте, что для вас лучше. Я выбрал Things из-за меньшей цены на момент покупки и не жалею.

Когда писал статью, посмотрел стоимость для компьютера. Чёрт возьми, но Things стал дороже OnmiFocus. Ах да, забыл сказать, что эти программы под Mac OS и iOS.

Для Windows и Android, вероятно, есть нечто подобное. В комментариях расскажите, если использовали приложения GTD для этих ОС. Было бы интересно узнать, возможно я пропустил какое-то приложение, скажем, более стоящее.

Тот метод использования, который я для себя выбрал, взят из этого текста How I use Things. Это pdf, он на английском (ссылка в конце статьи).

Никакого волшебного функционала в этих программах нет и можно все писать на бумаге, но это не удобно. Если у вас 2-3 задачи в неделю, то вам не нужен Things.

Немного теории о GTD

Информации о GTD предостаточно, хороших статей на русском языке я не нашел. Почитайте статью из Википедии, основные принципы и суть методики там описаны. Если не хочется читать Википедию, то я постараюсь в двух словах объяснить суть методики.

GTD (Getting Things Done) называют методику, которая позволяет упорядочить и управлять делами. Метод помогает планировать задачи и не забывать их выполнять.
Я не люблю догмы и использую Things не по канонам GTD. Для меня так эффективнее.

Задачи

Итак, основная организационная единица — это «задача». Под задачей может подразумеваться что угодно. Например, я записываю интересные мысли в виде отдельных задач.

Если говорить о задачах, то с первых минут использования важно выработать для себя железное правило – все задачи заносить в Things. Если этого не делать, то толку использовать Things не будет. Ведь главный девиз GTD освободить голову от запоминания не нужной информации. Зачем держать в голове планы на неделю или месяц вперед, если для этого сделали Things.

Входящие

Сюда попадают новые задачи. Источником может быть окно новой задачи, вызываемое по специальной комбинации клавиш. Комбинацию клавиш можно задать в настройках приложения. Так же сюда попадают задачи созданные на телефоне или планшете через контекстное меню браузера или через дешборд.

У меня задач во входящих мало. Создаю задачи в Things и сразу перемещаю в нужную область (фокус). Это тоже противоречит GTD, но мне наплевать. ?

Фокусы

Все задачи разделены на фокусы. Это области видимости задач по временным рамкам. Они несколько условны и каждый волен выбирать их назначение, вероятно, кроме «Сегодня» и «Планы».

• Сегодня(Today)
  Сюда помещаются только те задачи, которые запланировал на текущий день, либо автоматически попавшие по плану. Если по истечении дня задача не выполняется, то её следует перенести в «Следующие» либо «Потом». Я никогда не оставляю задачу на следующий день в фокусе «Сегодня», если не уверен что обязательно её сделаю.
  

• Следующие (Next)
  Задачи на ближайшую неделю. Каждый вечер или утро я просматриваю задачи и переношу в фокус «Сегодня». Так же сюда попадают запланированные задачи.
• Планы (Scheduled)
  Запланированные на определенный день задачи. Возможно планировать на определенный день, можно повторять задачу через определенные интервалы(более подробно расскажу позже).
• Потом (Someday)
  Прочие задачи, которые не имеют определенных временных рамок. Это может быть и месяц, и полгода. Обычно просматриваю в начале очередной недели и переношу в фокус «Следующие», либо сразу в «Сегодня».
• Проекты (Projects)
  Эта область не относится к временным рамкам. «Проекты» позволяют группировать задачи.  Проект — это задача, которую нельзя выполнить за один шаг.

Вот так выглядит проект этой статьи, очень удобно отслеживать последовательность выполнения и что уже выполнено. Если выполненных задач слишком много и это мешает восприятию, то можно нажать на кнопку «Перенести в журнал завершенные». Я вообще не удаляю выполнение задачи, а перемещаю их в журнал.

Планирование задач в приложении Things

Ничего сложного в планировании нет, но опишу процесс, возможно кому-то не понятно. При создании задачи нужно указать в какой день требуется показать эту задачу для просмотра и по желанию крайний срок её выполнения. Так же можно делать повторяющиеся задачи. В назначенный день запланированные задачи будут показаны в «Сегодня»для принятия решения что с ними делать. Можно нажать на звездочку и задача станет активной в фокусе «Сегодня». Нажав на стрелку и перенести на более поздний срок.

Специально создал тестовую задачу без срока окончания, что бы показать счетчик задач. Он показывает, что ожидают просмотра две запланированные задачи, у одной из которых истекает срок сегодня. Дальше можно перенести задачу на сегодня, либо начать её позднее. На iOS устройствах можно задать в какое время показывать уведомление о задачах с наступившем сроком или запланированных.

Проекты

«Проекты» это списки или группы задач. Иногда возникает необходимость разбить большую задачу на более мелкие и выполнять последовательно или параллельно. В Things нет жестких ограничений, как в OnmiFocus, на выбор последовательности выполнения задач. Использую проекты для больших задач или покупок. Предположим нужно купить запчасти для автомобиля на очередное ТО, я создаю проект «Запчасти на ТО» и заношу каждую позицию как отдельную задачу. Я не использую приложение Things для массовых закупок, обычно не более 5-7 позиций. Для массовых и регулярных покупок можно использовать Evernote, либо специализированное приложение.

Теги

Сущность «Теги» — это набор категорий, которые вы сами можете использовать по своему усмотрению. Они присваиваются задачам и проектам. Тегами можно обозначать контексты задачи.

Тегов может быть сколь угодно много, но я бы не советовал создать их больше двух десятков, забудете какой и в каком случае назначать. Можно делать вложенные списки тегов.

У меня несколько типов тегов. Первый это действия. Например, «Платежи», «Найти/купить». Второй, для обозначения предметной области задачи, как «Книга», «Работа», «Автомобиль» и т.д. Еще можно обозначать важность, приоритет и что угодно. Тут полная свобода для фантазии.

Перегружать тегами задачи не стоит. Тяжело будет воспринимать.

Области (Area)

Области это глобальный контекст задач. Большие области, на которые разделятся все ваши задачи. У меня это «Работа», «Домашние дела», «Pets projects», «Хобби», «Здоровье». Можно задать теги, которые будут присвоены всем задачам области. Можно обойтись без этой сущности.

Сам не активно использую, чаще заменяю тегами. Пока я не совсем понял как мне удобнее использовать области.

Фильтры по тэгам

Еще одна удобная штука, можно фильтровать задачи по тегам. Так выглядят все ближайшие задачи отфильтрованные по тегу «@», им я обозначаю теги областей задач по работе или домашние дела.

Журнал

В журнал попадают все выполненные задачи и проекты. Выполненные задачи можно удалять. Я ничего не удаляю.

Заключение

При первом прочтении кажется все сложно и не понятно, но стоит только поработать с программой пару недель и все станет легко и понятно. Прежде чем начинать вносить свои задачи не поленитесь и прочитайте про GTD, разберитесь в сути методики. Это поможет понять суть приложения Things и как его использовать. Если возникнут вопросы, то обязательно задавайте их в комментариях.

Использованные материалы:

• How I use Things https://dl.dropboxusercontent.com/u/1087960/How%20I%20Use%20Things.pdf
• Getting Started with Things http://culturedcode.com/things/guide/
• How I Use Things To Set Up A GTD Workflow http://vanseodesign.com/online-business/things-gtd/

По материалам публикации.

Олег Цегельник

Привет. Я основатель и владелец проекта Apps4Life. Все начиналось как хобби, а сейчас это большой (относительно) проект, который помогает выбирать приложения и проходить игры. Каждый день я пользуюсь 10+ приложений, играю в пару игр, и рассказываю об этом.