O melhor gestor de tarefas personalizado - a aplicação Coisas

Escrevi um artigo sobre o puzzle "Coisas da maçã" porque não consegui encontrar qualquer informação sobre ele em russo. Se já usa Coisas, não encontrará nada de interessante neste artigo. É mais um texto para novatos. Isto não é um guia passo a passo. Descreverei como uso as Coisas e que tarefas resolve, como me ajuda na vida real.

Descarregar coisas na AppStore.

Leia sobre um dos modernos 2Livros de tarefas.

Anexo Coisas - o melhor do melhor

As coisas são muito fixes. Não há muitas aplicações como esta em que a GTD é implementada até certo ponto. O equivalente directo das Coisas é Omnifocus. Escolha o que é melhor para si. Escolhi as coisas por causa do preço mais baixo no momento da compra e não tenho arrependimentos.

Enquanto escrevia este artigo, procurei o custo do computador. Maldito inferno, mas as coisas tornaram-se mais caras do que OnmiFocus. Oh sim, esqueci-me de dizer que estes programas são para Mac OS e iOS.

Para Windows e Android, há provavelmente algo semelhante. Diga-me nos comentários se utilizou aplicações GTD para esses sistemas operativos. Seria interessante saber se eu poderia ter perdido alguma aplicação, digamos uma mais válida.

O método de utilização que escolhi para mim próprio é retirado deste texto Como uso as coisas. É um pdf e está em inglês (link no final do artigo).

Não há nenhuma funcionalidade mágica nestes programas e pode escrever tudo em papel, mas não é conveniente. Se tiver 2-3 tarefas por semana, não precisa de Coisas.

Um pouco de teoria sobre GTD

Há muita informação sobre GTD, não consegui encontrar nenhum bom artigo em russo. Leia o artigo de WikipediaOs princípios básicos e a essência da metodologia são aí descritos. Se não quiser ler a Wikipédia, vou tentar explicar o método em poucas palavras.

GTD (Getting Things Done) refere-se a uma técnica que o ajuda a organizar e gerir as coisas. O método ajuda-o a planear tarefas e a lembrar-se de as fazer.
Não gosto de dogmas e uso coisas que não estão de acordo com os cânones do GTD. Para mim, é mais eficiente dessa forma.

Tarefas

Assim, a unidade organizacional básica é a "tarefa". Por uma tarefa, pode significar qualquer coisa. Por exemplo, escrevo pensamentos interessantes sob a forma de tarefas individuais.

Quando se trata de tarefas, é importante fazer uma regra desde os primeiros minutos que todas as tarefas devem ser inseridas nas Coisas. Se não o fizer, não fará sentido usar as Coisas. Afinal de contas, O lema principal do GTD é libertar a sua cabeça de se lembrar de informações desnecessárias. Porquê manter planos na sua cabeça durante uma semana ou um mês quando as coisas foram feitas para esse fim.

Caixa de entrada

É aqui que entram novas tarefas. A fonte pode ser uma nova janela de tarefas desencadeada por uma combinação especial de teclas. A combinação de teclas pode ser definida nas definições da aplicação. Tarefas criadas no telefone ou tablet através do menu de contexto do navegador ou através do Painel de Controle também aparecem aqui.

Tenho poucas tarefas na minha caixa de entrada. Eu crio tarefas nas Coisas e desloco-as imediatamente para a área certa (foco). Isto também contradiz o GTD, mas não me interessa. ?

Truques

Todas as tarefas estão divididas em áreas focais. Estas são áreas de visibilidade de tarefas por período de tempo. São um tanto hesitantes e todos são livres de escolher a sua missão, provavelmente excepto "Hoje" e "Planos".

  • Hoje
    Apenas as tarefas que planeou para o dia actual são colocadas aqui, ou que tenham caído automaticamente no plano. Se no final do dia a tarefa não estiver concluída, deve ser movida para "Seguinte" ou "Mais tarde". Nunca deixo a tarefa do dia seguinte no foco do "Hoje", a menos que tenha a certeza de que será feito.
    O melhor gestor de tarefas personalizado - a aplicação Coisas
  • Próximo (Próximo)
    As tarefas para a próxima semana. Todas as noites ou manhãs, revejo as tarefas e transfiro-as para o foco "Hoje". É também para aqui que vão as tarefas programadas.
  • Planos (Programados)
    Tarefas programadas para um determinado dia. É possível marcar para um determinado dia, ou repetir uma tarefa em determinados intervalos (mais sobre isto mais tarde).
  • Algum dia
    Outras tarefas que não têm um período de tempo específico. Pode ser de um mês ou seis meses. Normalmente olho para o início da semana seguinte e passo-os para o foco "Próximo" ou imediatamente para "Hoje".
  • Projectos
    Esta área não está relacionada com as linhas do tempo. Os "Projectos" permitem-lhe agrupar tarefas. Um projecto é uma tarefa que não pode ser concluída numa só etapa.

O projecto das coisas no apêndice

Este é o aspecto de um rascunho deste artigo, muito útil para acompanhar a sequência de execução e o que já foi completado. Se houver demasiadas tarefas concluídas e isso atrapalhar, pode clicar no botão "Move to Journal Completed" (Mover para o Diário Concluído). Eu não elimino de todo as tarefas concluídas, mas transfiro-as para o livro de bordo.

Agendamento de tarefas na aplicação Coisas

Não há nada de complicado na marcação, mas descreverei o processo, talvez a alguém que não o compreenda. Ao criar uma tarefa, deve especificar em que dia deseja que a tarefa seja mostrada para visualização e, se desejar, um prazo para a sua conclusão. Também é possível realizar tarefas recorrentes. No dia designado as tarefas programadas serão mostradas no "Hoje" para decidir o que fazer com elas. Pode clicar na estrela e a tarefa torna-se activa no foco "Hoje". Ao clicar na seta e adiando para uma data posterior.

Planeamento nas Coisas

Criei especialmente uma tarefa de teste sem uma data de validade para mostrar o contador de tarefas. Mostra que existem duas tarefas programadas à espera de serem revistas, uma das quais expira hoje. Pode então adiar a tarefa para hoje ou iniciá-la mais tarde. Nos dispositivos iOS pode definir a hora em que é mostrada a notificação de tarefas com data devida ou tarefas programadas.

Projectos

"Projectos" são listas ou grupos de tarefas. Por vezes é necessário dividir uma tarefa grande em tarefas mais pequenas e executá-las sequencialmente ou em paralelo. Nas Coisas não há restrições difíceis, como na OnmiFocus, sobre a escolha da sequência de tarefas. Utilizo Coisas para grandes tarefas ou compras. Suponha que preciso de comprar peças de automóvel para o próximo serviço, crio um projecto "Peças de Serviço" e introduzo cada peça como uma tarefa separada. Não utilizo o Things app para compras a granel, normalmente não mais do que 5-7 artigos. Pode utilizar o Evernote ou uma aplicação especializada para compras a granel e regulares.

Etiquetas

A entidade "Etiquetas" é um conjunto de categorias que pode utilizar à sua própria discrição. São atribuídos a tarefas e projectos. As etiquetas podem ser utilizadas para identificar os contextos de uma tarefa.

Pode haver tantas etiquetas quantas quiser, mas não recomendaria a criação de mais de duas dúzias delas, porque se esquecerá qual delas usar e quando. É possível fazer listas de etiquetas aninhadas.

Tenho vários tipos de etiquetas. A primeira é a acção. Por exemplo, "Payments", "Find/Buy". A segunda é denotar a área temática da tarefa, tal como "Livro", "Trabalho", "Carro", etc. Pode também especificar a importância, prioridade e o que mais lhe apetecer. Existe aqui uma completa liberdade de imaginação.

Etiquetas em Coisas

A sobrecarga de tarefas com etiquetas não é uma boa ideia. Será difícil de perceber.

Áreas (Área)

As áreas são o contexto global de tarefas. Estas são as grandes áreas em que todas as suas tarefas estão divididas. Para mim, estes são 'Trabalho', 'Assuntos Internos', 'Projectos de animais de estimação', 'Passatempos', e 'Saúde'. É possível definir etiquetas a serem atribuídas a todas as tarefas da área. Pode passar sem esta entidade.

Áreas nas Coisas

Eu próprio não os utilizo activamente, mas sim substituo-os por etiquetas. Até agora, ainda não descobri bem como utilizar as áreas.

Filtros por etiqueta

Outra coisa útil é que se pode filtrar tarefas por etiquetas. É este o aspecto de todas as tarefas futuras filtradas pela etiqueta "@", utilizo-a para marcar áreas de trabalho ou tarefas domésticas.

Filtros nas Coisas

A revista

Todas as tarefas e projectos concluídos são registados. As tarefas concluídas podem ser eliminadas. Eu não apago nada.

Conclusão

Quando o lê pela primeira vez, tudo parece complicado e pouco claro, mas quando se trabalha com o programa durante algumas semanas, tudo se torna fácil e compreensível. Antes de começar a entrar nas suas tarefas, não seja preguiçoso e leia em GTD e compreenda a metodologia. Isto ajudá-lo-á a compreender a aplicação Coisas e a forma de a utilizar. Se tiver quaisquer perguntas, não se esqueça de as colocar nos comentários.

Materiais utilizados:

Por publicações.

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