Il miglior task manager personalizzato: l'applicazione Things

Ho scritto un articolo sull'applicazione Things, perché non sono riuscito a trovare informazioni su di essa in russo. Se utilizzate già Things, non troverete nulla di interessante in questo articolo. È più che altro un testo per i neofiti. Non si tratta di una guida passo-passo: descriverò come uso Things e vedrò come funziona nella vita reale.

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Annex Things - il meglio del meglio

Le cose sono davvero interessanti. Non ci sono molte applicazioni di questo tipo in cui la GTD è implementata in qualche misura. L'equivalente diretto di Things è Omnifocus. Scegliete ciò che è meglio per voi. Ho scelto Things per il prezzo più basso al momento dell'acquisto e non me ne sono pentito.

Mentre scrivevo questo articolo, ho controllato il costo del computer. Accidenti, ma Things è diventato più costoso di OnmiFocus. Ah sì, ho dimenticato di dire che questi programmi sono per Mac OS e iOS.

Per Windows e Android, probabilmente esiste qualcosa di simile. Ditemi nei commenti se avete usato applicazioni GTD per questi sistemi operativi. Sarebbe interessante sapere se mi è sfuggita qualche applicazione, ad esempio una più utile.

Il metodo di utilizzo che ho scelto per me è tratto da questo testo Come uso le cose. È un pdf ed è in inglese (link alla fine dell'articolo).

Non ci sono funzionalità magiche in questi programmi e si può scrivere tutto su carta, ma non è conveniente. Se avete 2-3 compiti a settimana, non avete bisogno di Cose.

Un po' di teoria sul GTD

Ci sono molte informazioni su GTD, ma non sono riuscito a trovare articoli validi in russo. Leggete l'articolo di WikipediaLì sono descritti i principi di base e l'essenza della metodologia. Se non volete leggere Wikipedia, cercherò di spiegare il metodo in breve.

GTD (Getting Things Done) è una tecnica che permette di organizzare e gestire le cose. Il metodo aiuta a pianificare i compiti e a ricordarsi di eseguirli.
Non mi piacciono i dogmi e uso Cose non secondo i canoni GTD. Per me è più efficace così.

Compiti

Quindi, l'unità organizzativa di base è il "compito". Per compito si può intendere qualsiasi cosa. Per esempio, io scrivo pensieri interessanti sotto forma di compiti individuali.

Per quanto riguarda le attività, è importante stabilire fin dai primi minuti che tutte le attività devono essere inserite in Things. Se non lo si fa, non ha senso usare Things. Dopotutto, Il motto principale di GTD è quello di liberare la testa dalla memorizzazione di informazioni inutili.. Perché tenere in testa piani per una settimana o un mese, quando le cose sono state fatte per questo scopo.

Posta in arrivo

È qui che entrano in gioco i nuovi task. L'origine può essere una nuova finestra di attività attivata da una speciale combinazione di tasti. La combinazione di tasti può essere impostata nelle impostazioni dell'applicazione. Anche i compiti creati sul telefono o sul tablet tramite il menu contestuale del browser o tramite la Dashboard possono essere trovati qui.

Ho poche attività nella mia casella di posta. Creo attività in Things e le sposto immediatamente nell'area giusta (focus). Questo contraddice anche la GTD, ma non mi interessa. ?

Trucchi

Tutti i compiti sono suddivisi in aree focali. Si tratta di aree di visibilità dei compiti in base all'arco di tempo. Sono in qualche modo provvisori e ognuno è libero di scegliere la propria assegnazione, probabilmente tranne che per "Oggi" e "Piani".

• Oggi
  Qui vengono inserite solo le attività pianificate per il giorno in corso o che sono rientrate automaticamente nel piano. Se alla fine della giornata l'attività non è stata completata, deve essere spostata in "Successivo" o "Più tardi". Non lascio mai il compito del giorno successivo nell'area di interesse "Oggi", a meno che non sia sicuro che verrà portato a termine.
  
• Avanti (Avanti)
  I compiti per la settimana successiva. Ogni sera o mattina rivedo i compiti e li trasferisco nel focus "Oggi". Qui si trovano anche le attività programmate.
• Piani (programmati)
  Attività programmate per un determinato giorno. È possibile programmare per un determinato giorno o ripetere un'attività a determinati intervalli (per saperne di più, vedere più avanti).
• Un giorno
  Altri compiti che non hanno una scadenza specifica. Può essere un mese o sei mesi. Di solito guardo all'inizio della settimana successiva e li sposto nel focus "Prossimo" o immediatamente in "Oggi".
• Progetti
  Quest'area non riguarda le scadenze. I "progetti" consentono di raggruppare le attività. Un progetto è un'attività che non può essere completata in una sola fase.

Ecco come appare una bozza di questo articolo, molto utile per tenere traccia della sequenza di esecuzione e di ciò che è già stato completato. Se le attività completate sono troppe e intralciano il lavoro, è possibile fare clic sul pulsante "Sposta nel Diario completato". Io non elimino affatto le attività completate, ma le sposto nel diario.

Pianificazione delle attività nell'app Things

Non c'è nulla di complicato nella pianificazione, ma descriverò il processo, forse per chi non lo capisce. Quando si crea un'attività, è necessario specificare il giorno in cui si desidera che l'attività venga visualizzata e, se si desidera, una scadenza per il suo completamento. È anche possibile creare attività ricorrenti. Il giorno stabilito le attività programmate saranno visualizzate nella sezione "Oggi" per decidere cosa fare. Facendo clic sulla stella, l'attività diventa attiva nel focus "Oggi". Facendo clic sulla freccia si può rimandare a una data successiva.

Ho creato appositamente un'attività di prova senza data di scadenza per mostrare il contatore delle attività. Mostra che ci sono due attività pianificate in attesa di essere riviste, una delle quali scade oggi. È quindi possibile rimandare l'attività a oggi o avviarla più tardi. Sui dispositivi iOS è possibile impostare a che ora viene mostrata la notifica delle attività con scadenza o delle attività pianificate.

Progetti

I "progetti" sono elenchi o gruppi di attività. A volte è necessario suddividere un'attività di grandi dimensioni in attività più piccole ed eseguirle in sequenza o in parallelo. In Things non ci sono restrizioni rigide, come in OnmiFocus, sulla scelta della sequenza dei compiti. Uso Things per le attività o gli acquisti di grandi dimensioni. Se ad esempio devo acquistare i pezzi di ricambio per la prossima manutenzione, creo un progetto "Pezzi di ricambio" e inserisco ogni elemento come attività separata. Non uso l'applicazione Things per gli acquisti in blocco, di solito non più di 5-7 articoli. È possibile utilizzare Evernote o un'applicazione specializzata per gli acquisti di massa e regolari.

Tag

L'entità "Tag" è un insieme di categorie che potete utilizzare a vostra discrezione. Vengono assegnate alle attività e ai progetti. È possibile utilizzare i tag per identificare i contesti di un'attività.

Si possono avere tutti i tag che si vogliono, ma non consiglierei di crearne più di due dozzine, perché si dimenticherebbe quale usare e quando. È possibile creare elenchi annidati di tag.

Ho diversi tipi di etichette. Il primo è quello delle azioni. Ad esempio, "Pagamenti", "Trova/Acquista". Il secondo è per indicare l'area tematica dell'attività, come "Libro", "Lavoro", "Auto", ecc. È inoltre possibile specificare l'importanza, la priorità e qualsiasi altra cosa si desideri. La libertà di immaginazione è totale.

Sovraccaricare i compiti con i tag non è una buona idea. Sarà difficile da percepire.

Aree (Area)

Le aree sono il contesto globale delle attività. Sono le grandi aree in cui sono suddivise tutte le attività. Per me sono 'Lavoro', 'Casa', 'Progetti animali', 'Hobby' e 'Salute'. È possibile impostare dei tag da assegnare a tutte le attività dell'area. È possibile fare a meno di questa entità.

Non le uso attivamente, ma le sostituisco con le etichette. Finora non ho ancora capito come utilizzare le aree.

Filtri per tag

Un'altra cosa utile è la possibilità di filtrare le attività in base ai tag. Ecco come appaiono tutte le prossime attività filtrate dal tag "@", che io uso per etichettare le aree di lavoro o le attività domestiche.

La rivista

Tutti i compiti e i progetti completati vengono registrati. Le attività completate possono essere eliminate. Io non cancello nulla.

Conclusione

La prima volta che lo si legge, tutto sembra complicato e poco chiaro, ma una volta che si lavora con il programma per un paio di settimane, tutto diventa facile e comprensibile. Prima di iniziare a inserire le attività, non siate pigri e leggete il programma GTD per comprenderne la metodologia. Questo vi aiuterà a capire l'applicazione Things e come utilizzarla. Se avete domande, fatele pure nei commenti.

Materiali utilizzati:

• Come uso le cose https://dl.dropboxusercontent.com/u/1087960/How%20I%20Use%20Things.pdf
• Iniziare con le cose http://culturedcode.com/things/guide/
• Come uso le cose per impostare un flusso di lavoro GTD http://vanseodesign.com/online-business/things-gtd/

Da pubblicazioni.

Oleg Tsegelnik

Ciao a tutti! Sono il fondatore di Apps4Life. È iniziato come un hobby, ma si è trasformato in un grande e utile progetto che aiuta le persone a conoscere il mondo digitale dei giochi per cellulari, dei componenti aggiuntivi, dei servizi web e della criptoindustria.