El mejor gestor de tareas personalizado: la aplicación Things

He escrito un artículo sobre la aplicación de rompecabezas Things, porque no he podido encontrar ninguna información sobre ella en ruso. Si ya usas Things, no encontrarás nada interesante en este artículo. Es más bien un texto para novatos. Esta no es una guía paso a paso. Describiré cómo uso Things y qué tareas resuelve, cómo me ayuda en la vida real.

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Annex Things - lo mejor de lo mejor

Las cosas están muy bien. No hay muchas aplicaciones como ésta en las que se implemente GTD en cierta medida. El equivalente directo de Things es Omnifocus. Elige lo mejor para ti. Elegí Things por el precio más bajo en el momento de la compra y no me arrepiento.

Mientras escribía este artículo, busqué el coste del ordenador. Maldita sea, pero Things se ha vuelto más caro que OnmiFocus. Ah, sí, se me olvidó decir que estos programas son para Mac OS e iOS.

Para Windows y Android, es probable que haya algo similar. Dime en los comentarios si has utilizado aplicaciones GTD para esos sistemas operativos. Sería interesante saber si se me ha escapado alguna aplicación, por ejemplo una que merezca más la pena.

El método de uso que he elegido para mí está tomado de este texto Cómo uso las cosas. Es un pdf y está en inglés (enlace al final del artículo).

Estos programas no tienen una funcionalidad mágica y se puede escribir todo en papel, pero no es conveniente. Si tienes 2-3 tareas a la semana, no necesitas Cosas.

Un poco de teoría sobre GTD

Hay mucha información sobre GTD, pero no he encontrado ningún artículo bueno en ruso. Lee el artículo de Wikipedia, allí se describen los principios básicos y la esencia de la metodología. Si no quieres leer la Wikipedia, intentaré explicar el método en pocas palabras.

GTD (Getting Things Done) es una técnica que ayuda a organizar y gestionar las cosas. Este método le ayuda a planificar las tareas y a acordarse de hacerlas.
No me gustan los dogmas y uso cosas que no se ajustan a los cánones de GTD. Para mí, es más efectivo así.

Tareas

Así pues, la unidad organizativa básica es la "tarea". Por tarea se puede entender cualquier cosa. Por ejemplo, escribo pensamientos interesantes en forma de tareas individuales.

En cuanto a las tareas, es importante establecer una regla desde los primeros minutos de uso: todas las tareas deben introducirse en Things. Si no lo haces, no tendrá sentido utilizar Things. Después de todo, El lema principal de GTD es liberar tu cabeza de recordar información innecesaria. Por qué mantener los planes en la cabeza para una semana o un mes adelante cuando las cosas se han hecho con ese propósito.

Bandeja de entrada

Aquí es donde entran las nuevas tareas. La fuente puede ser una nueva ventana de tareas activada por una combinación especial de teclas. La combinación de teclas puede establecerse en los ajustes de la aplicación. Las tareas creadas en el teléfono o la tableta a través del menú contextual del navegador o a través del Tablero también aparecen aquí.

Tengo pocas tareas en mi bandeja de entrada. Creo tareas en Things y las muevo inmediatamente al área adecuada (focus). Esto también contradice a GTD, pero no me importa. ?

Trucos

Todas las tareas se dividen en áreas focales. Se trata de áreas de visibilidad de las tareas por plazos. Son un tanto provisionales y cada uno es libre de elegir su asignación, probablemente a excepción de "Hoy" y "Planes".

  • Hoy
    Sólo se colocan aquí las tareas que ha planificado para el día actual, o que han caído automáticamente en el plan. Si al final del día la tarea no se ha completado, se debe mover a "Siguiente" o "Más tarde". Nunca dejo la tarea del día siguiente en el foco de "Hoy" a menos que esté seguro de que se hará.
    El mejor gestor de tareas personalizado: la aplicación Things
  • Siguiente (Next)
    Las tareas para la próxima semana. Cada noche o mañana reviso las tareas y las transfiero al foco "Hoy". Aquí también van las tareas programadas.
  • Planes (programados)
    Tareas programadas para un día determinado. Es posible programar para un día determinado, o repetir una tarea a determinados intervalos (más adelante se hablará de esto).
  • Algún día
    Otras tareas que no tienen un plazo específico. Puede ser un mes o seis meses. Normalmente miro al principio de la semana siguiente y los muevo al foco "Siguiente" o inmediatamente a "Hoy".
  • Proyectos
    Esta área no está relacionada con los plazos. Los "proyectos" permiten agrupar las tareas. Un proyecto es una tarea que no puede completarse en un solo paso.

Proyecto de cosas en el apéndice

Este es el aspecto de un borrador de este artículo, muy práctico para llevar la cuenta de la secuencia de ejecución y de lo que ya se ha completado. Si hay demasiadas tareas completadas y esto estorba, puedes hacer clic en el botón "Mover a diario completado". No borro las tareas completadas en absoluto, sino que las muevo al libro de registro.

Programación de tareas en la aplicación Things

No hay nada complicado en la programación, pero describiré el proceso, quizás para alguien que no lo entienda. Al crear una tarea, debe especificar en qué día quiere que se muestre la tarea para su visualización y, si lo desea, una fecha límite para su realización. También es posible realizar tareas recurrentes. El día señalado las tareas programadas se mostrarán en el "Hoy" para decidir qué hacer con ellas. Puede hacer clic en la estrella y la tarea se activa en el foco "Hoy". Haciendo clic en la flecha y posponiendo a una fecha posterior.

Planificación en las cosas

He creado especialmente una tarea de prueba sin fecha de caducidad para mostrar el contador de tareas. Muestra que hay dos tareas programadas en espera de ser revisadas, una de las cuales expira hoy. A continuación, puede posponer la tarea para hoy o iniciarla más tarde. En los dispositivos iOS se puede establecer a qué hora se muestra la notificación de las tareas con fecha de vencimiento o las tareas programadas.

Proyectos

Los "proyectos" son listas o grupos de tareas. A veces es necesario dividir una tarea grande en otras más pequeñas y ejecutarlas secuencialmente o en paralelo. En Things no hay restricciones estrictas, como en OnmiFocus, en la elección de la secuencia de tareas. Utilizo Things para tareas o compras grandes. Supongamos que necesito comprar piezas de automóvil para el próximo servicio, creo un proyecto "Piezas de servicio" e introduzco cada elemento como una tarea independiente. No utilizo la aplicación Things para las compras al por mayor, normalmente no más de 5-7 artículos. Puedes utilizar Evernote o una app especializada para las compras masivas y regulares.

Etiquetas:

La entidad "Etiquetas" es un conjunto de categorías que puede utilizar a su discreción. Se les asignan tareas y proyectos. Las etiquetas pueden utilizarse para identificar los contextos de una tarea.

Puede haber tantas etiquetas como quieras, pero no recomendaría crear más de dos docenas de ellas, porque te olvidarías de cuál usar y cuándo. Se pueden hacer listas anidadas de etiquetas.

Tengo varios tipos de etiquetas. El primero son las acciones. Por ejemplo, "Pagos", "Buscar/Comprar". La segunda es para denotar el área de la tarea, como "Libro", "Trabajo", "Coche", etc. También puede especificar la importancia, la prioridad y cualquier otra cosa que desee. La libertad de imaginación es total.

Etiquetas en las cosas

Sobrecargar las tareas con etiquetas no es una buena idea. Será difícil de percibir.

Zonas (Área)

Las áreas son el contexto global de las tareas. Estas son las grandes áreas en las que se dividen todas sus tareas. En mi caso, son "Trabajo", "Asuntos internos", "Proyectos de mascotas", "Aficiones" y "Salud". Puede establecer etiquetas que se asignen a todas las tareas del área. Puedes prescindir de esta entidad.

Áreas en las cosas

Yo no las utilizo activamente, sino que las sustituyo por etiquetas. Hasta ahora, no he descubierto cómo utilizar las zonas.

Filtros por etiqueta

Otra cosa muy útil es que puedes filtrar las tareas por etiquetas. Así es como se ven todas las tareas próximas filtradas por la etiqueta "@", yo la uso para etiquetar áreas de trabajo o tareas del hogar.

Filtros en las cosas

La revista

Todas las tareas y proyectos completados se registran. Las tareas completadas pueden ser eliminadas. No borro nada.

Conclusión

Cuando lo lees por primera vez, todo parece complicado y poco claro, pero una vez que trabajas con el programa durante un par de semanas, todo se vuelve fácil y comprensible. Antes de empezar a introducir tus tareas, no seas perezoso y lee sobre GTD y entiende la metodología. Esto le ayudará a entender la aplicación Things y cómo utilizarla. Si tienes alguna pregunta, no dudes en hacerla en los comentarios.

Materiales utilizados:

  • Cómo uso las cosas https://dl.dropboxusercontent.com/u/1087960/HowIUseThings.pdf
  • Cómo empezar con las cosas http://culturedcode.com/things/guide/
  • Cómo utilizo las cosas para establecer un flujo de trabajo GTD http://vanseodesign.com/online-business/things-gtd/

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